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合规时代全面来临,如何健全大型信息技术企业合同范本管理体系?

作者:得帆云
合规时代全面来临,如何健全大型信息技术企业合同范本管理体系?

场景背景

企业的经营成败与合同管理密切相关。合同贯穿企业经营的全过程,也是企业防范风险最重要的防线。

A企业是一家国内大型信息技术龙头企业。该企业在扩张的过程面临法务合同管理难题。低效且有巨大风险隐患的合同管理流程大大拖后了企业的业务增长速度,还增加了经营风险。因此A企业急需一款系统解决合同管理问题。

业务痛点

  • 合同范本全流程缺乏留痕,流程不明确,合同范本业务进度无法及时查看
  • 合同范本混乱,导致业务提交审批的合同五花八门,法务审批修改过程繁琐
  • 权限管理混乱,存在范本文件泄露的风险

解决方案

使用得帆云aPaaS平台搭建合同范本管理系统,包含合同范本类别管理、合同范本类别操作日志、合同范本文件管理、合同范本文件管理操作日志、授权管理、授权管理操作日志等菜单,并且使用流程设计、业务事件、角色管理、业务规则等模块功能,灵活配置人员权限和操作流程,解决留痕难、流程乱、权限不清晰等业务痛点问题。

功能介绍

1. 合同范本类别管理

范本一级管理员,可对范本类别进行查询、新增、删除等操作,经上级领导审批通过后生效。

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具体配置如下:

在「功能权限」中设置一级管理员可以新增合同范本类别,在「数据权限」里设置一级管理员可以查看和编辑所有的数据。

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2. 合同范本类别操作日志

对合同范本类别进行操作之后,通过业务事件功能将相关操作类型,范本类别、操作时间、状态等信息记录下来。

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具体配置如下:

通过业务事件新增数据节点,在「合同范本类别管理」菜单操作后,「合同范本类别管理操作日志」菜单下就能新增一条数据。

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3. 合同范本文件管理

通过自开发列表视图,在「合同范本类别管理」菜单下点击「查看」按钮,就可以跳转到当前范本类别下的范本文件。范本一级管理员及授权的二级管理员,在指定范本类别下可以上传(新增)、删除、查看、下载范本文件,新增和删除操作需要上级领导审批通过。

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具体配置如下:

1)在「自开发管理」中,选择「web端自定义列表视图」,并上传自开发包文件。

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2)在「列表设计」下引用「自开发管理」中创建好的web端自定义列表视图。

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3)通过设置表单「自定义按钮」并触发自定义弹窗事件,来实现点击「查看」按钮,跳转到合同范本文件管理菜单当前范本类别下的范本文件。

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4)通过一级管理员角色和二级管理员参数化角色来实现范本一级管理员及授权的二级管理员,能在指定范本类别下,上传(新增)、删除范本文件。

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5)通过表单自定义按钮并触发业务事件外部节点和自定义弹窗节点,实现范本文件的查看和下载。

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4. 合同范本文件操作日志

在合同范本上传表单提交后和相关处经理审批之后,会记录合同范本的操作类型、合同范本名称、操作类型、操作人、操作时间、审批状态等信息。

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相关配置类似「合同范本类别操作日志」,通过业务事件新增数据节点功能实现。

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5. 授权管理

范本授权实际是对范本类别授权,范本一级管理员角色人员,可授权类型为“二级管理员”或“普通用户”;二级管理员,可授权类型为“普通用户”。

授权管理表单的提交或删除后,会根据授权类型,将被授权人添加到相应的角色里或者将被授权人从相应的角色里删掉;当表单数据编辑保存后,角色管理中被授权人的信息将同步更新。

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相关配置如下:

1)在表单里设置当前权限字段,并根据公式规则自动获取当前人的权限。

我们用下拉框组件设置两个授权类型字段,一个选项值为普通用户,另外一个选项值为二级管理员、普通用户。

然后再根据字段与权限的不同,控制不同授权类型的显示和隐藏,来实现范本一级管理员角色人员,可授权类型为“二级管理员”或“普通用户”,二级管理员,可授权类型为“普通用户”。

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2)通过业务事件外部节点调用添加用户角色的接口,授权管理表单提交后,被授权人就能添加到相应的角色下。

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3)通过业务事件外部节点调用更新角色信息的接口,授权管理表单保存后,后台角色管理里被授权人的信息就可同步更新。

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4)通过业务事件外部节点调用删除用户角色的接口,授权管理表单删除后,被授权人就将从相应的角色中删除。

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6. 授权管理日志

「授权管理日志」记录所有授权操作,包括操作类型、授权的范本类别名称、授权人、被授权人、授权权限等信息。

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「授权管理日志」同样通过业务事件新增数据节点功能实现。

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项目总结

在使用了得帆云合同范本管理系统后,对合同范本实行统一归口管理,企业合同管理工作流程更加规范,工作标准更加明确,工作效率大幅提升。

同时企业也借由合同范本管理系统,完善了内部分级授权管理制度和考核与责任追究制度。留存的合同数据信息也能被运用起来,成为企业重要的决策依据。

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